7.1
Dasar Perencanaan
Secara sederhana
perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.
Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai
penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut
harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai,
siapa yang bertanggung jawab atas
pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Di dalam bahasa
Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan
dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
1.
Tindakan
apa yang harus dikerjakan (WHAT)
2.
Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
3.
Dimanakah
tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
4.
Bilamana
tindakan itu dikerjakan (WHEN)
5.
Siapa
yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
6.
Bagaimana
pelaksanaannya (HOW)
Dari serentetan
pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan
tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk
mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah
diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.
1. Pedoman
Perencanaan
Karena sebuah
rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat
beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:
1.1. Kemampuan
1.2. Kondisi dan Situasi
1.3. Tanggung Jawab
1.4. Kerjasama
2. Sifat
Perencanaan
Kecuali beberapa
faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah
rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
Rasional,
artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai
dengan kemampuan yang ada.
Luwes, atau
fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan
perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu
rencana harus dibuat secara
terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan
masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan
diperbaiki.
3. Macam-macam
Perencanaan
Suatu
perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
3.1. Tingkatan
Manajemen
3.2. Jangka
waktu
3.3. Daerah
berlakunya
3.4. Materi
Perencanaan
7.2
Tantangan Implementasi
Tantangan dalam
implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat
dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai
end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen
sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang
akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka
tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa
saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang
dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna
tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses
bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga
tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena
standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang
dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua
belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan
dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk
digunakan.
2. Kedua belah
pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis
proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis
yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang
ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru
seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat
suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai
program untuk melakukan entry data.
3. Dalam
implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan
implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan
dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan
mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.
Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi
BI.
Operasional
adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap
suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan
lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional.
Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit
dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa
membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT
memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam
proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi
operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.
Jika kedua belah
pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi
deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada
atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak
bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk
menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat
membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and
heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan
mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan
kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih
baik.
7.3
Pengembangan Sistem Bisnis
Untuk membangun
sebuah bisnis, meskipun dalam skala kecil menengah, hal yang paling mendasar
adalah memahami dahulu bagaimana tahapan bisnis, mulai dari awal hingga bisnis
tersebut berkembang. Bisa menjadi panduan Anda. Pakar marketing dari Ednovate
Marketing, Hermas Puspito, membagi tahapan tersebut menjadi lima:
TAHAP 1: MENCARI
IDE BISNIS
TAHAP 2: MEMULAI
BISNIS.
TAHAP 3:
MENINGKATKAN PROFIT
TAHAP 4:
MEMBANGUN SISTEM
TAHAP 5:
MENGEMBANGKAN
7.4
Implementasi Sistem Bisnis
Perkembangan
bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para
pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam
melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya
dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan
harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala
hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia,
perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam hal sistim informasi
perusahaan.
Sistim informasi
sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal misalnya untuk pengumpulan
data, penyimpanan sampai pengolahan data. Sebagai bagian integral dari sistim
pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih
banyak lagi. Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria
mutu yang telah ditetapkan.
Sistim informasi
merupakan suatu sistim yang kompleks dan memerlukan perencanaan dan
pengembangan yang cermat agar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Abdulkadir
menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem yang menyajikan
informasi yang digunakan untuk operasi
dan manajemen dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.
Biaya
pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa ? karena
pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di
bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang
biasanya memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum
membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah
terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan
dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1.
Informasi
apakah yang dibutuhkan?
2.
Oleh
siapa?
3.
Kapan?
4.
Dimana?
5.
Dalam
bentuk apa?
6.
Bagaimana
cara memperolehnya?
7.
Dari
mana asalnya?
8.
Bagaimana
cara mengumpulkannya?
Jika langkah-
langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi
yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi.
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar