Sistem Informasi Eksekutif

1.     Apa yang dilakukan Eksekutif?

Executive Information Sistem (EIS) merupakan suatu kombinasi antara  Management Information Sistem (MIS) dengan Decision Support Sistem (DSS)dan AI untuk membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya. EIS juga menyediakan  informasi  bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang.  Juga memberikan suatu gambaran yang fleksibel dan mudah dimengerti oleh pihak eksekutif dalam melihat sumber masalah dan jalan keluarnya.EIS ini memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk menyediakan akses yang cepat ke informasi-informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan-laporan manajemen.EIS ini sangat mudah digunakan, dilengkapi dengan tampilan grafik.

2.     Bagaimana eksekutif berfikir?

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

·        Apa yang dipikirkan Eksekutif

Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

·        Proses Berpikir saat memecahkan Masalah

Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

3.     Kebutuhan informasi eksekutif yang unik

Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif.

a)     Penelitian Mintzberg

orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan takterjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b)     Penelitian Jones dan McCleod

Penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian took pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :

·       Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.

·       Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

·       Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

c)     Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada system informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT.Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan:

·       Tujuan sentral :eksekutif menggunakan informasi computer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

·       Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.

·       Dua metode penggunaan utama :eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.

·       Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

4.     Saran-saran untuk memperbaiki system informasi eksekutif

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk

meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5

langkah yang bisa dilakukan :
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2. Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.
3. Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik
5. Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

5.     System informasi eksekutif berbasis computer

Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer

·        Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

6.     Keputusan penerapan EIS

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1. Perlukah kita mengembangkan EIS?

Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.

Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).

2. Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J

Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut

Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak

3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?

Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli;

jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).

7.     Faktor penentu kenerhasilan EIS

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental.

a.      Critical Success Factor (CSF)

b.      Management By Exception (MBE) 
c.       Mental Models 
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3. Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu.

4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5. Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7. Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

8.     Kecerdasan EIS masa depan

1.     Penggunaan EIS di Perusahaan Besar akan menjadi Umum.  Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer yang menanjak kejenjang eksekutif dan akan tertarik pada software EIS siap pakai, dan sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan system pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.

2.     Kebutuhanakan Software EIS KhususBerhargaMurah. Tingkat penerapan EIS di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Alternatifnya Software EIS siap pakai dengan kualitas tinggi, mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan banyaknya pemasok yang memasuki pasar.

3.     SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini. Adanya perluasan penggunaan EIS ketingkat yang lebih bawah maka kelas baru software SIM dan DSS berisi banyak feature EIS.

4.     Eksekutif akan menjaga Komputer Dalam Perspektif. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer kedalam system informasi mereka maka peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

sumber: 

http://www.aiiazzsecret.blog.com/2012/12/05/sistem-informasi-eksekutif/ 

https://anahalfianah89.wordpress.com/2013/05/16/sistem-informasi-eksekutif/ 

 https://mistercela21.wordpress.com/2010/01/12/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/ 

 http://trialagungl.blogspot.com/2012/05/model-sistem-informasi-eksekutif.html