Sistem Informasi Eksekutif

1.     Apa yang dilakukan Eksekutif?

Executive Information Sistem (EIS) merupakan suatu kombinasi antara  Management Information Sistem (MIS) dengan Decision Support Sistem (DSS)dan AI untuk membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya. EIS juga menyediakan  informasi  bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang.  Juga memberikan suatu gambaran yang fleksibel dan mudah dimengerti oleh pihak eksekutif dalam melihat sumber masalah dan jalan keluarnya.EIS ini memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk menyediakan akses yang cepat ke informasi-informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan-laporan manajemen.EIS ini sangat mudah digunakan, dilengkapi dengan tampilan grafik.

2.     Bagaimana eksekutif berfikir?

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

·        Apa yang dipikirkan Eksekutif

Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

·        Proses Berpikir saat memecahkan Masalah

Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

3.     Kebutuhan informasi eksekutif yang unik

Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif.

a)     Penelitian Mintzberg

orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan takterjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b)     Penelitian Jones dan McCleod

Penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian took pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :

·       Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.

·       Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

·       Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

c)     Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada system informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT.Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan:

·       Tujuan sentral :eksekutif menggunakan informasi computer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

·       Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.

·       Dua metode penggunaan utama :eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.

·       Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

4.     Saran-saran untuk memperbaiki system informasi eksekutif

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk

meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5

langkah yang bisa dilakukan :
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2. Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.
3. Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik
5. Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

5.     System informasi eksekutif berbasis computer

Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer

·        Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

6.     Keputusan penerapan EIS

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1. Perlukah kita mengembangkan EIS?

Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.

Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).

2. Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J

Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut

Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak

3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?

Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli;

jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).

7.     Faktor penentu kenerhasilan EIS

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental.

a.      Critical Success Factor (CSF)

b.      Management By Exception (MBE) 
c.       Mental Models 
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3. Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu.

4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5. Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7. Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

8.     Kecerdasan EIS masa depan

1.     Penggunaan EIS di Perusahaan Besar akan menjadi Umum.  Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer yang menanjak kejenjang eksekutif dan akan tertarik pada software EIS siap pakai, dan sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan system pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.

2.     Kebutuhanakan Software EIS KhususBerhargaMurah. Tingkat penerapan EIS di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Alternatifnya Software EIS siap pakai dengan kualitas tinggi, mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan banyaknya pemasok yang memasuki pasar.

3.     SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini. Adanya perluasan penggunaan EIS ketingkat yang lebih bawah maka kelas baru software SIM dan DSS berisi banyak feature EIS.

4.     Eksekutif akan menjaga Komputer Dalam Perspektif. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer kedalam system informasi mereka maka peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

sumber: 

http://www.aiiazzsecret.blog.com/2012/12/05/sistem-informasi-eksekutif/ 

https://anahalfianah89.wordpress.com/2013/05/16/sistem-informasi-eksekutif/ 

 https://mistercela21.wordpress.com/2010/01/12/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/ 

 http://trialagungl.blogspot.com/2012/05/model-sistem-informasi-eksekutif.html 

Sistem Informasi Manajemen

1.     Pendahuluan, Apakah SIM?

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Tujuan Umum SIM:

a)      Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b)      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c)       Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

2.     Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Sistem – system informasi fungsional ini, atau subset – subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area – area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran system informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan computer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan computer dan menerapkan tekhnologi itu baik sebagai system informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam system manufaktur fisik. Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan system informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mendapat perhatian. Istilah system informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System – HRIS) dan Sistem Manajemen  Sumber daya Manusia ( Human Resources Management System – HRMS) sudah umum.
Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan computer selama bertahun-tahun tetapi sebelum memformalkan penggunanya dalam bentuk system informasi. Satu hal penting lain adalah bahwa system-sistem fungsional bukanlah suatu alternative untuk memiliki SIM perusahaan yang menyeluruh. Akan sukar bagi perusahaan untuk memiliki SIM yang baik jika satu atau beberapa area fungsional tidak berkontribusi. Strategi yang disarankan adalah pertama menerapkan suatu SIM, kemnudian melanjutkan dengan subsistem-subsistem organisasional.

3.     Perangkat Lunak Penulis Laporan

Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program – program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan periodic atau khusus. Keduanya dapat tampak sama persis, yang membedakannya adalah cara terpicunya.

·         Laporan Periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.

·         Laporan Khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

4.     Pembuatan Model Matematika

 Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi pengaruh waktu, tingkat keyakinan , dan kemampuan mencapai optimisasi.

·         Model Statis atau Dinamis

Model static tidak menyertakan variable. Model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variable adalah model dinamis. Model ini menggambarkan entitas dari waktu ke waktu, sperti suatu film.

·         Model Probabilistik atau Deterministik

Probabilita adalah peluang terjadinya sesuatu. Model yang mencakup probabilita disebut model probabilistic. Model yang sebaliknya adalah, model deterministic.

·         Model Optimisasi atau Suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative. Model suboptimisasi sering disebut satisfying model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model; akan memproyeksikan hasilnya.

5.       Simulasi

·         Merujuk pada kegiatan yang menggunakan model

·         Skenario Model: Kondisi yang mempengaruhi simulasi

·         Elemen-elemen data skenario: elemen-elemen data yang

·         mempengaruhi skenario

·         Variabel Keputusan: Nilai input dari manajer untuk

·         mengukur dampaknya pada entitas

·         Teknik Simulasi: Model optimisasi hanya sekali,

·         model suboptimisasi dilakukan berulang-ulang

·         Format Output Simulasi: Menyertakan elemen

·         skenario dan variabel keputusan

6.     Keuntungan dan Kerugian Model 

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

1. Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik
2. Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

1. Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain
2. Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:

1. Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi
2. Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

7.     SIM dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai  saat mereka melaksanakan tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia. Rasa takut pegawai akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh komputer, sehingga dampaknya merugikan perusahaan dapat dikurangi dengan adanya bantuan spesialis informasi kepada manajemen melalui langkah :

Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menentang kemampuan mereka.

Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai , specialis informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji.

Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

8.     Menempatkan SIM dalam Perspektif

Sim merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen karena itu dinamakan system informasi manajemen. Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan , SIM mulai diidentifikasikan dengan komputasi bisnis secara umum. Sekarang anda dapat mengunjungi perusahaan dan menemukan departemen SIM dan wakil presiden SIM. Anda dapat mengunjungi sekolah bisnis dan fakultas ilmu computer dan menemukan professor SIM dan jurusan SIM. Istilah SIM mungkin menikmati masa jayanya selama tahun 1960-an ketika konsep tersebut pertama kali muncul. Sejak saat itu istilah tersebut paling sering diungkapkan dalam bentuk subsistem-subsistem oraganisasi, sperti system informasi eksekutif dan system informasi pemasaran. Perusahaan terus berusaha mengembangkan dan memperbaiki subsistem-subsistem ini.

Daftar Pustaka 
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen 
http://aiiazzsecret.blog.com/2012/11/20/sistem-informasi-manajemen/ 
http://intanps89.wordpress.com/2012/12/25/pemodelan-dssstatic-dan-dynamic-model-research/ 
http://sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/19390/Modul+5+-+SIM.doc 
http://ririnoktarina.files.wordpress.com/2013/11/sim.pptx